Danas nije lako obaviti proces nabavke, naročito ako morate samostalno da se bavite time. Google je postao mesto gde su rezultati na prvih nekoliko strana samo plaćeni oglasi te uvek nailazite na istu ponudu.
Kontaktiranje dobavljača na raznim platformama, poput Europages, Alibaba, Amazon ili Made in China, može oduzeti mnogo vremena a kvalitet je često upitan. Naša iskustva pokazuju da čak ni alati koji koštaju desetine hiljada evra godišnje nisu trenutno vredni ulaganja, barem za male dobavljače.
Testirali smo i chatGPT i nije pružio očekivane rezultate. Ni blizu.
Šta onda možete uraditi? Pripremili smo za vas nekoliko praktičnih saveta koji ne iziskuju mnogo vremena, a opet mogu vam znatno olakšati nabavku i – što je bitnije – uštedeti mnogo vremena.
1. Excel, telefon i sve što nije Google Chrome
Intuitivno, ali radi posao.
Najpre počnite od dobre organizacije. Napravite listu svih dobavljača koje planirate da kontaktirate, uzimajući u obzir vremenske zone, kako biste bili dostupni u pravo vreme. Deluje kao prazan savet, ali mnogi preduzetnici se izgube već nakon nekoliko dobavljača. Jesu li ih kontaktirali? Koliko puta? Šta je bio odgovor?
Vodite evidenciju o svakom dobavljaču, koristeći Excel ili neki drugi alat, kako biste imali uvid u sve kontakte i stanje. Možda ste već neke zvali, pa je bitno da imate sve informacije na jednom mestu.
Vrlo bitno, a često se zaboravi, jeste da jasno definišete šta tražite i pripremite sve specifikacije. Što preciznije definišete, brže ćete pronaći ono što vam treba. Mnogo preduzetnika ulazi u proces nabavke uz rečenicu “Nismo sigurni, nešto kao..” što vodi do dodatnog gubljenja vremena. Najpre sve definišite jasno, do poslednje dimenzije, pa potom tražite.
Zatim, promenite pregledač. Google Chrome će vam uvek davati iste rezultate jer… Google i plaćeni oglasi. Alati poput Edge-a su se nama pokazali naročito korisnim u ritejlu jer će označiti kada su cene zaista povoljne. Osim toga, koristili smo DuckDuckGo jer radi kao što je nekada radio Google, bez toliko sponzorisanih rezultata.
Zatim, umesto pisanja nebrojeno mnogo mejlova, preporučujemo da isprobate telefonske pozive. Zapravo, to je često i najbolji pristup jer uključuje direktan kontakt. Kada pozovete dobavljače, ne samo da dobijate konkretnu ponudu već i preporuke drugih kolega ili konkurenata. Mnogi se iznenade telefonskim pozivom i često su otvoreniji za razgovor.
Ovo zahteva vreme – neki pozivi traju minut-dva, dok drugi mogu trajati i po pola sata, ali vredi jer često možete brzo doći do rešenja.
2. Postavite svoje uslove i budite spremni na pregovore
Pregovori su ključni deo procesa nabavke, a mnogi beže od njih i pristaju na prve cene. Bez brige, za osnove nisu vam potrebni kursevi pregovaranja.
Definišite svoje uslove unapred. Na primer, niste spremni da platite unapred, već nakon 30 dana ili bar 7 do 15 dana. Ukoliko dobavljač insistira na uplati unapred, pokušajte da dogovorite maksimalno 20% kao dokaz namere. Postavljanje jasnih stavova i granica je ključ u pregovorima.
Ne padajte na trikove poput “ako mi sada platite, dobićete popust od 2-3%” jer vama se to verovatno dugoročno ne isplati. Dajete novac odmah pod pritiskom, bez opipljive robe, dok dobavljač dobija obrtni kapital.
Na kraju, budite spremni da odustanete ako uslovi nisu povoljni. Sama spremnost da odustanete daje vam pregovaračku poziciju, naročito ako znate da na svetu ima još dobavljača. Ne odajte sliku da ste pod pritiskom.
3. Koristite analize za donošenje odluka
Koristite alate poput Kraljićeve matrice. Ovo je izuzetan model u nabavci koji vam pomaže da podelite dobavljače u četiri kategorije, po važnosti za vaše poslovanje i po riziku tržišta, i tako vam omogućuje izuzetne uštede. Preporučujemo da istražite dublje ovu tematiku ako biste strateški pristupili nabavci.
Takođe preporučujemo, za jednostavniji pristup, Pareto analizu (80-20 pravilo) kako biste odredili svoje prioritete. Na primer, 80% vašeg budžeta verovatno odlazi na 20% robe. Fokusirajte se na njih i optimizujte svoje troškove. Na primer, morate da nabavite materijal za štampanje ali i nameštaj. U prioritetu, 80% budžeta će vam otići na nameštaj i potrebniji je vašem salonu, a materijal za printanje možete da nabavite i lokalno. Samim tim, fokusirajte energiju na nabavku nameštaja, a premestite nabavku ostalog u nižu kategoriju.
Isto tako, analizirajte A-B-C kategorije svojih dobavljača i jasno odredite gde treba ulagati vreme i resurse, odnosno koliko i kada. Ovo može biti ključ za optimizaciju procesa – odredite gde treba pregovarati i na šta fokusirati energiju.
Ovo su tri koraka koja vam mogu pomoći da unapredite vaš proces nabavke, bez potrebe za dodatnim edukacijama o pregovaranju. Oslonite se na istraživanje, organizaciju i jasne pregovaračke strategije kako biste postigli najbolje rezultate.
Brz i operativan pristup nabavci je ključan za održivo poslovanje
Kao što možete da pretpostavite, nabavka je zahtevan posao. Čak i pored svih edukacija, treninga i smernica, ipak ostaje taj problem vremena.
Ne morate sami da se bavite procesom nabavke niti organizujete čitavo odeljenje ispočetka. Prepustite svoje operativne zadatke nabavke operativnom partneru i uštedite dragoceno vreme.
Kompanija Alt Source iz Hrvatske je pionir u pružanju operativne podrške u procesu nabavke za mala i srednja preduzeća i nudi sveobuhvatne usluge u domenu nabavke – od istraživanja tržišta do pronalaska najboljih dobavljača i uslova finansiranja.
Alt Source je partner koji će osigurati korporativni tretman, čak i ako ste mali igrač na tržištu. To uključuje sve – od sourcinga dobavljača do pronalaska finansiranja putem grantova i fondova.
Kako za sebe govore, oni nisu konsultantska kuća koja će vam davati razne strategije jer “za 5 dana možete napraviti strategiju, ali mi za to vreme možemo ispitati tržište, pronaći dobre cene i dostaviti vam dobre ponude”. Nisu ni distributer ni dobavljač, niti posreduju.
Oni su pravi operativni servis koji će sve zahtevne zadatke nabavke uraditi umesto vas – istraživanje, kontaktiranje, pregovaranje, dobavljanje ponuda – kako biste vi mogli da se fokusirate na svoj biznis.
Sa sedištem u Hrvatskoj i prisustvom u celom regionu, oni pružaju podršku koja čini da imate odeljenje nabavke u svojoj organizaciji koje funkcioniše na korporativnom nivou.
Osim toga, omogućuju i proces grupne nabavke, odnosno udruživanje više malih preduzeća kako bi se ostvarili najbolji mogući uslovi. Jer nije isto kada naručujete 10 rezervnih delova i 50 odjednom.
Ne dozvolite da nedostatak vremena i sistematskog pristupa nabavci ugrozi vaše poslovanje. Odaberite partnera koji razume tržište i može osigurati sigurnost i efikasnost vašeg lanca snabdevanja tako što će odraditi čitav proces nabavke za vas.
Posetite Alt Source za više informacija.