Kada kompanija kaže: “Uveli smo Kaizen”, često misli na kutiju za predloge, tablu u proizvodnji ili obrazac koji ljudi popunjavaju. I posle nekoliko meseci dođe isto pitanje: “Zašto to ne živi?” Zato što Kaizen nije projekat niti alat. Kaizen je način rada, a način rada uvek počinje i završava se na ljudima.
Kaizen nije aktivnost. Kaizen je navika
Najčešća greška je da se kontinuirano unapređenje posmatra kao program: krene kampanja, održi se obuka, odštampaju se posteri, uvede se KPI i očekuje se promena. Ali kultura se ne ponaša kao projekat. Kultura je ono što se dešava kada nema sastanka, kada nema posete menadžmenta, kada nema audita. Kultura je ono što tim radi svakog dana, pod pritiskom rokova i odstupanja.
Zato je suštinsko pitanje Kaizen kulture jednostavno: da li je u ovoj organizaciji normalno da se problemi vide, imenuju i rešavaju, ili se prećutkuju i “gase” da se dan pregura? Ako je normalno da se problemi prećutkuju, možete imati sve Lean alate, ali nećete imati Kaizen. – poručuju iz Tecor consluting-a, vodećeg Kaizen implementatora na ovim prostorima.
Ljudi ne odbijaju Kaizen. Ljudi odbijaju rizik.
Otpor promenama se često prevede u “ljudi neće”. U praksi je preciznije reći: ljudi neće da rizikuju. Rizikuju da ispadnu nestručni ako kažu da nešto ne radi. Rizikuju da budu prozvani ako ukažu na odstupanje. Rizikuju da ih niko ne čuje. U takvom okruženju Kaizen nije prilika za napredak, nego potencijalna kazna. Zato Kaizen kao kultura počinje od jedne “tvrde” stvari: da li tim ima psihološku sigurnost da kaže istinu o procesu, bez posledica po sebe.
Kaizen živi u ponašanju lidera, ne u porukama koje govore
Ako želite Kaizen kulturu, ključ nije da lideri pričaju o Kaizenu. Ključ je da lideri Kaizen rade kroz svakodnevne navike.
To se vidi u malim situacijama:
kako lider reaguje kada se prijavi problem: pita ili optužuje
da li se traži uzrok ili krivac
da li se predlog rešenja testira ili se “odloži”
da li se standard poštuje ili relativizuje čim postane tesno
da li se greška tretira kao podatak ili kao sramota
Kaizen kao kultura se gradi tako što lider svakog dana pokazuje da je normalno: videti odstupanje, razumeti uzrok, probati rešenje, pa standardizovati bolje.
Kaizen ima cenu: vreme
Još jedna česta zabluda je da Kaizen treba da se dešava “usput”, bez uticaja na operativu. U realnosti, kontinuirano unapređenje traži resurs koji je najteži: vreme. Ako tim radi stalno na ivici kapaciteta, ako je sistem u režimu gašenja požara, Kaizen postaje luksuz. Ljudi tada rade ono što moraju: da isporuče danas. U tom stanju kompanije često uvedu kutiju predloga i kažu “sami smišljajte poboljšanja”. Ali bez prostora da se stane, pogleda i uči, nema kontinuiteta.
Kaizen kultura znači da organizacija svesno odvaja vreme za kratke dnevne razgovore o problemima, učenje iz odstupanja i standardizaciju boljih rešenja. Bez toga Kaizen ostaje slogan.
Kaizen ne kreće od ideja. Kreće od standarda.
Mnogi Kaizen zamišljaju kao “davanje ideja”. U Lean logici, Kaizen prvenstveno kreće od standarda: dogovorenog načina rada. Ako nema standarda, nema odstupanja. Ako nema odstupanja, nema učenja. Ako nema učenja, nema Kaizena.
Kada standard postoji, onda je Kaizen prirodan tok:
posmatramo šta se stvarno dešava
prepoznajemo odstupanje
ne tražimo krivca, nego uzrok
testiramo poboljšanje
menjamo standard i obučavamo tim
Ovo je Lean baza Kaizena. A ljudski deo je ono što odlučuje da li će se ovo zaista desiti ili će standard ostati papir. Kaizen kao kultura ne izgleda spektakularno. Izgleda disciplinovano i ponavljajuće.
U praksi to znači:
Lideri provode vreme na mestu rada da razumeju odstupanja i uče sa timom, a ne da “kontrolišu”
Problemi se beleže i rešavaju po prioritetu, ne po glasnoći
Ljudi dobijaju brzu povratnu informaciju: šta je prihvaćeno, šta testiramo, šta nije i zašto
Unapređenje ne završava “idejom”, nego standardizacijom: ažuriran standard, obuka, vizuelni prikaz, odgovornosti
Lideri se ne mere time koliko oni lično gase probleme, već koliko razvijaju tim da probleme rešava sam
Dakle, Kaizen nije kutija za predloge, nije tabla i nije KPI. Kaizen je dogovor da se problemi ne skrivaju, da se traže uzroci, da se testira bolje rešenje i da lideri svakog dana stvaraju uslove da ljudi smeju i umeju da unapređuju svoj rad.
Ako je to prisutno, alati će doći prirodno. Ako toga nema, alati će ostati forma…
Tekst priredio: Nikola Jerotijević, Tecor consulting