Prema istraživanju kompanije IDC, već naredne godine količina generisanih podataka na svetu će stići do 175 ZB, odnosno 175 biliona gigabajta. Najveći deo tih podataka je generisan od strane poslovnih korisnika, što je zbog velike količine dokumentacije, koja je neizostavni deo svakog poslovanja – očekivano.
Međutim, interesantno je i to da je odnos iskorišćenih i neiskorišćenih podataka u preduzećima na globalnom nivou oko 30:70, što znači da kompanije čuvaju velike količine podataka koje uopšte ne koriste.
Naravno, i način čuvanja podataka se promenio, jer su elektronska dokumenta postala naša svakodnevnica. Čuvanje elektronskih dokumenata je mnogo lakše nego arhiviranje fizičkih papira, a sa sobom nosi veliki broj prednosti, posebno ukoliko se za to koristi adekvatno rešenje za upravljanje dokumentima, popularni DMS.
Bolja organizacija dokumentacije
Za razliku od prostog čuvanja dokumenata na računaru, DMS omogućava bolju organizaciju, klasifikaciju, pretragu, arhiviranje i druge napredne funkcije u radu sa elektronskim dokumentima, direktno utičući na bolju efikasnost poslovanja.
Jedna od ključnih prednosti rešenja kao što je PANTHEON DMS je jednostavnije čuvanje, organizacija i pretraga dokumenata. Ova efikasnost smanjuje vreme koje zaposleni troše na pronalaženje potrebnih dokumenata, omogućavajući im da se fokusiraju na bitnije zadatke koje može doneti direktne benefite preduzeću.
Kada na to dodate da napredni DMS sistemi na jednom mestu vrše organizaciju, kvalifikaciju i pretragu poslovne dokumentacije, jasno je da će poslovanje imati i direktne prednosti zbog eliminacije potencijalnih grešaka i gubitaka koji nas mogu koštati vremena i novca. Napomenućemo i da je PANTHEON DMS besplatan za sve korisnike softvera PANTHEON.
Bezbednost
Bezbedno čuvanje bitnih dokumenata, kao što su ugovori sa kupcima i dobavljačima na jednom mesto su jedan od bitnih aspekata svakog poslovanja. Koristeći napredne enkripcione tehnologije, DMS osigurava da su svi dokumenti, bilo da su u digitalnom obliku ili skenirani, zaštićeni tokom skladištenja i prenosa. Takođe, sistem omogućava preciznu kontrolu pristupa, gde se svakom korisniku mogu dodeliti različite nivoe dozvola, čime se osigurava da samo ovlašćeni zaposleni mogu videti ili menjati određene dokumente.
Pored toga, DMS automatski pravi bekap svih fajlova, smanjujući rizik od gubitka podataka usled tehničkih problema ili ljudske greške.
Sistem takođe prati i beleži sve aktivnosti u vezi sa dokumentima, omogućavajući lakšu reviziju i praćenje istorije izmena. Ovakav pristup čini DMS ključnim alatom za očuvanje poverljivosti, integriteta i dostupnosti važnih dokumenata, pružajući kompanijama sigurnost u upravljanju kritičnim informacijama.
Efikasna pretraga mailova i prepiski
Iako smo svi navikli na elektronsku poštu, DMS može značajno poboljšati efikasnost i organizaciju vaših e-poruka i korespondencije. Centralizacija svih komunikacija na jednom, lako dostupnom mestu, omogućava jednostavno pronalaženje prethodnih elektronskih poruka, ali i povezanih korespondencija, smanjujući vreme koje biste provodili u pretrazi elektronske i druge pošte.
Funkcije kao što su automatska kategorizacija i verzioniranje dokumenata pomažu u organizaciji i prioritizaciji korespondencije. Pored toga, sa naprednim mogućnostima pretrage, možete brzo pronaći određene e-poruke ili priloge na osnovu ključnih reči, datuma ili informacija o pošiljaocu. Ovakav pojednostavljeni pristup ne samo da poboljšava produktivnost, već i osigurava usklađenost sa propisima o čuvanju dokumenata i poboljšava saradnju omogućavajući članovima tima da lako pristupe i dele relevantnu korespondenciju.
Čuvanje slika i video zapisa
Kada zaposleni na terenu snime fotografije ili video snimke – bilo da dokumentuju stanje opreme, prikazuju instalacije proizvoda ili čuvaju sastanke sa klijentima – DMS rešenja, kao što je PANTHEON obezbeđuju sigurnu i organizovanu platformu za skladištenje ovih podataka. Svi podaci se jednostavno kategorizuju i dobiju potrebne oznaka, što olakšava pronalaženje specifičnih multimedijalnih sadržaja kada su potrebni.
Pored toga, DMS osigurava da su sve datoteke na bezbednom mestu, sa jasno definisanom kontrolom pristupa, i dostupne sa bilo koje lokacije, što omogućava deljenje i saradnju u realnom vremenu među članovima tima. Ovo centralizovano skladištenje ne samo da poboljšava efikasnost izveštavanja i rešavanja problema, već i osigurava da su multimedijalni fajlovi lako dostupni za buduće reference, revizije ili potrebe obuke. Uređivanjem upravljanja medijskim sadržajem, DMS pomaže servisnim i prodajnim timovima da održe visok nivo profesionalizma i responzivnosti u svakodnevnim operacijama.
Interna dokumentacija o zaposlenima
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) može značajno olakšati rad sa internom dokumentacijom o zaposlenima (skenirane lične karte, pasoši, diplome, izvodi i drugi lični dokumenti). DMS omogućava sigurno skladištenje svih ovih važnih dokumenata na jednom mestu, sa kontrolisanim pristupom kako bi se osigurala privatnost i poverljivost informacija. Sistem omogućava lako pretraživanje i pristup dokumentima kada su potrebni, bilo za potrebe ljudskih resursa, revizije, ili administrativnih zahteva.
DMS obezbeđuje i sigurnosne kopije (bekap) svih dokumenata, smanjujući rizik od gubitka podataka i olakšavajući usklađenost sa zakonskim propisima o čuvanju i zaštiti ličnih podataka. Na ovaj način, DMS omogućava efikasnije i sigurnije upravljanje internom dokumentacijom, oslobađajući vreme i resurse za druge ključne aktivnosti unutar kompanije.
Benefiti za PANTHEON korisnike
U procesu odabiru DMS rešenja, uvek treba obratiti pažnju na prednosti koje dolaze u okviru jednog ekosistema. Tako korisnici PANTHEON rešenja dobijaju besplatan PANTHEON DMS, kao i bonus – besplatno prvih 100 MB, što je dovoljno za oko 400 eFaktura ili 100 ugovora.
Benefiti za vaše poslovanje
Ako smo vas zainteresovali za primenu sistema za upravljanje dokumentima, treba da znate da rešenja, kao što je pomenuti PANTHEON DMS donose brojne prednosti koje unapređuju pre svega efikasnost poslovanja.
Od sigurnog skladištenja i lakog pretraživanja dokumenata, do poboljšane organizacije i saradnje među timovima, DMS omogućava kompanijama da optimizuju radne procese i smanje rizike povezane sa upravljanjem informacijama. Automatizacija zadataka i centralizovano upravljanje dokumentima ne samo da štede vreme i resurse, već i osiguravaju usklađenost sa zakonskim propisima, čime se povećava ukupna produktivnost i sigurnost poslovanja.