Specijalni događaji predstavljaju moćan PR alat koji, kao i ostale alate u odnosima s javnošću, treba koristiti isključivo uz pravi povod i jasno utvrđene ciljeve, jer se u suprotnom može postići kontra efekat od željenog. A šta je dobar povod i kako se utvrđuju ciljevi, znaće da Vam kažu PR profesionalci.
Specijalni događaji predstavljaju jedan od vrlo efikasnih PR alata, čijom se primenom ostvaruje neposredna komunikacija s ciljnom javošću. Poruke koje šalju kompanija, organizacija ili pojedinac, prenose se direktno, a na isti način mogu se dobiti i povratne informacije od ciljne javnosti. Zbog toga organizacija specijalnih događaja ima poseban značaj u oblasti odnosa s javnošću, a u zavisnosti od prilike ona može biti nezamenjiv PR alat. Ono čega se treba čuvati, jeste njegova neodgovarajuća upotreba, tj. primena bez odgovarajućeg povoda ili jasno utvrđenog cilja, kao i previše česta ili neblagovremena primena, što je uostalom slučaj i kod većine drugih PR alata.
Povod za organizaciju događaja može biti predstavljanje kompanije ili organizacije ili određenog proizvoda ili usluge ili, recimo, saopštavanje poslovnih rezultata i planova, ali to može biti i obeležavanje godišnjice, jubileja, zatim nastupi na sajmovima, itd. U specijalne događaje spadaju i konferencije, okrugli stolovi, simpozijum, kongresi, konferencije za novinare, ali specijalni događaji mogu imati i dobrotvorni, kulturno-zabavni i sportski karakter.
U zavisnosti od vrste i povoda na specijalne događaje pozivaju se poslovni partneri, kupci i potencijalni kupci, dobavljači, predstavnici državne uprave, predstavnici medija, itd, odvojeno ili zajedno, prema konceptu i proceni organizatora. U svakom slučaju, važno je imati meru u učestalosti organizovanja ovakvih događaja, tj. u učestalosti pozivanja. Upravo u tome se dosta greši, pogotovo kada je reč o medijima, koji se kod nas pozivaju previše često, čime organizacija narušava svoj kredibilitet.
Koraci
Šta je potrebno da bi jedan događaj bio uspešan? Pre nego što se donese odluka o organizaciji događaja, najpre je potrebno definisati komunikacijske ciljeve koje organizator želi da postigne, a potom proceniti da li je baš organizacija događaja odgovarajući PR alat za njihovo ostvarivanje. Kada su utvrđeni povod i cilj događaja, prvi i najvažniji zadatak jeste da se definiše budžet. Ostalo je pitanje kreativnosti i dobrog planiranja. Najpre treba oformiti tim čiji će zadatak biti da pripremi i realizuje događaj, odrediti vođu projekta i jasno podeliti zadatke članovima tima. Zatim, ukoliko je reč o većem događaju koji zahteva angažman više ljudi ili više desetina ljudi u organizaciji, treba jasno podeliti obaveze i poslove, urediti hijerarhiju u timu i kanale komunikacije da ne bi došlo do zastoja u realizaciji tokom priprema ili na samom događaju (na primer, ukoliko iskrsne nekoliko problema odjednom, svi koji naiđu na problem dolaze kod jednog člana tima po mišljenje čime se stvara zastoj u realizaciji).
Sledeći korak je sastavljanje liste zadataka koje treba ispuniti tokom priprema. To je lista koja treba da sadrži bukvalno sve što treba uraditi, do najmanje sitnice. U nju treba uneti čak i ono što Vam se čini kao krajnje logično i nepotrebno, jer vam i samo jedna sitnica, kada ste u gužvi na samom događaju može i te kako zagorčati život, a praksa je bezbroj puta potvrdila da se ništa ne podrazumeva. Posle sastavljanja ove liste, treba napraviti vremenski plan realizacije zadataka. I pri planiranju vremena, kao i pri planiranju budžeta i broja ljudi koji će učestvovati u realizaciji događaja na licu mesta, uvek treba ostaviti rezervu. Treba računati na nepredviđene komplikacije prilikom priprema, kašnjenje dobavljača i sl. Takođe, oko deset odsto budžeta treba sačuvati kao rezervu za neplanirane troškove. I, najzad, pri podeli zadataka članovima tima za sam dan događaja, treba računati na moguće nepredviđene komplikacije na licu mesta i u tom smislu treba odvojiti jednog ili više članova tima (u zavisnosti od veličine događaja) koji neće imati unapred određen zadatak već će pružati podršku prema potrebi na licu mesta. Na sastancima najužeg tima koji realizuje događaj, listu zadataka treba pregledati i ažurirati svakodnevno, a uoči samog događaja i više puta dnevno. Ukoliko ovako postupite tokom priprema, posao pri realizaciji biće vam znatno olakšan i manje stresan, a događaj će imati neuporedivo veće šanse da bude uspešan.
A nepredviđenih situacija može biti mnogo. Iskustvo u organizaciji događaja može da pomogne da se broj neplaniranih teškoća svede na minimum, ali ih nikada ne može u potpunosti eliminisati i upravo zbog toga je izuzetno važna dobra priprema. Evo jednog primera iz prakse: prilikom organizacije promocije novog proizvoda na sajmu, jedna muzička grupa, u tom trenutku na vrhuncu svoje popularnosti, sastavljena od dvojice pevača, ugovorila je nastup koji je podrazumevao izvođenje dve pesme na plej-bek uz pratnju tri devojke koje su bile zadužene za koreografiju. Vođa grupe, insistirao je da na tome da će grupa doneti svoj, originalni, CD. Za taj događaj, angažovana je firma koja pruža vrhunske usluge u oblasti ozvučenja i sa kojom je, kao proverenim dobavljačem, organizator već mnogo puta sarađivao. Instrumentalna muzika emitovana je sve vreme pre događaja, bez ikakvih problema. Muzička grupa stigla je na događaj samo nekoliko minuta pre početka, što samo po sebi može da predstavlja problem. Doneli su CD s dve muzičke numere. To je bio najobičniji CD narezan na računaru, a ne originalni disk koji su najavljivali. Tehničar zadužen za ozvučenje i muziku proverio je CD pre početka programa, disk je radio. Međutim, kada je kroz nekoliko minuta program počinjao, pokrenut je taj isti CD, ali je ovog puta „preskakao”. Više stotina prisutnih nije se obaziralo na prvih nekoliko „grešaka”, ali kada je CD počeo toliko da „preskače” da su izvođači morali da stanu, a DJ da izvadi disk iz uređaja, događaj je bio na ivici fijaska… Ponovo pokrenut CD emitovao je i prvu i drugu pesmu bez greške, tako da se dalje program odvijao kao što je i bilo predviđeno. Pošto je ovaj događaj podrazumevao još dosta atraktivnog sadržaja, umetničku tačku s poznatim glumcem i čitav niz specijalnih efekata koji su realizovani po planu, gosti u publici, u ovom slučaju poslovni partneri, kupci i dobavljači, kao i mnogobrojni posetioci i predstavnici medija, lako su zaboravili probleme s početka, jer je sveukupan program ostavio snažan utisak na njih. Bili su veoma zadovoljni, a samim tim se i klijent tako osećao. Misija je bila ispunjena.
Međutim, organizator je imao osećaj da su svi obratili pažnju samo na probleme s CD-om i da niko drugi ništa drugo i nije primetio. Umalo je propao jednomesečni trud, naporan rad i velika količina uložene kreativne energije… Ko bi pretpostavio da će muzička grupa koja insistira na svom, originalnom, CD-u, doneti na brzinu narezan CD na računaru s MP3 pesmama? Iskusan organizator događaja.
Tačno je da nikada ne možete biti dovoljno iskusni da Vam se ne mogu dogoditi nepredviđene situacije, ali ih možete svesti na minimum. Posao dobrog organizatora, između ostalog, jeste da pretpostavi sve moguće najgore situacije unapred i da ih svojim pripremnim aktivnostima predupredi i predvidi moguća rešenja. Zbog toga organizacija događaja, osim što jeste kreativan posao i što zahteva veliku odgovornost, takođe, nosi sa sobom i veliku količinu stresa, jer sve pogrešno što se dogodi u programu uživo ne može da se ispravi.
Ni rano, ni kasno
Kašnjenje s pripremama vrlo verovatno će Vam pričiniti komplikacije, ali ni previše preuranjen početak priprema ne garantuje eliminaciju iznenadnih problema. Evo Još jednog primera.
| Posebna logistika za velike događaje Veliki događaji, poput koncerata i sličnih javnih skupova širih razmera, podrazumeavju veću logistiku, uključivanje u organizaciju lokalnih vlasti, saobraćajne policije, javnog gradskog prevoznika i drugih komunalnih službi. Za neke događaje neophodno je kreirati poseban internet sajt koji promiviše sam događaj i učesnike, objavljuje vesti i najavljuje dešavanja, preko koga se može učestvovati u diskusijama na forumima, preko koga se mogu kupiti ulaznice, itd. |
Za jedan događaj tokom kojeg je, prema scenariju, hostese trebalo da imaju vrlo značajnu ulogu, mesec dana pre događaja odabrane su devojke a zatim su osmišljeni, skrojeni i, prema uzetim merama, sašiveni posebni kostimi za njih. Reklo bi se sve na vreme, čak i pre vremena, što omogućava da se mirno čeka događaj, barem kada je reč o ovom segmentu. A onda, sat vremena pre početka događaja, kada su se hostese presvlačile, jedna od njih nije mogla da obuče svoj kostim jer se u međuvremenu ugojila. Dok je pokušavala da uđe u njega, kostim je pukao. Bio je potreban paran broj hostesa, tako da se stvar nije mogla rešiti tako što će se jednostavno pojaviti jedna manje. Potpuno nepredviđena situacija, koja je donela mnogo stresa i nerviranja, rešena je zahvaljujući tome što je jedna od organizatorki sasvim slučajno imala komplet za ušivanje (igle i konci) u svojoj tašni.
Situacija, poput prethodno opisanih, može biti mnogo. Ne postoji savršen recept za uspešnu organizaciju događaja. Potrebno je iskustvo, mnogo iskustva, planiranje i razmišljanje i o najmanjim sitnicama. Neophodna je i snalažljivost i sposobnost da se problemi rešavaju u hodu čak i u trenucima velike tenzije. I, povrh svega, kada je reč o događajima uživo, organizatoru je za uspeh uvek potrebno i jedno zrnce sreće.
Đorđe Talević
PR konsultant
broj 55, maj 2009.