Kompanija „Extreme“ napravila je 2009. godine softversko rešenje za sopstvene potrebe, koje ubrzava i pojednostavljuje pronalaženje poslovnih dokumenata i praćenje izostanaka zaposlenih. Ubrzo su shvatili da je takvo rešenje potrebno i drugim firmama, pa su ga unapredili i pod nazivom „eKancelarija“ plasirali na tržište. Od tada je ovom softveru dodato više različitih modula. Najnoviji je namenjen čuvanju arhivske građe i poslovne dokumentacije, koji bi trebalo da znatno olakša preduzećima primenu Zakona o arhivskoj građi.
Nije redak slučaj da se uspešne preduzetničke ideje rode iz potrebe ljudi da reše neki svoj problem. To se desilo i kompaniji „Extreme“ sa njihovim rešenjem „e-Kancelarija“.
Ovo beogradsko preduzeće osnovano je krajem devedesetih godina. Kada je 2002. „Majkrosoft“ otvorio kancelariju u Srbiji, „Extreme“ je postao njegov partner, počevši da prodaje softver ove kompanije. Međutim, posle nekoliko godina, rukovodstvo domaće firme je shvatilo da kroz trgovinu neće moći doveka da ostvaruje zdrav poslovni rast. „Očekivali smo da će u jednom trenutku doći do zasićenja tržišta licenciranog softvera, i postavili sebi pitanje šta bismo onda radili“, kaže za B&F Bojan Miljković, direktor ovog preduzeća.
Zaposleni u „Extreme“-u su odlučili da sami proizvode softver i 2007. su se upustili u pionirski poduhvat izrade sopstvenih poslovnih rešenja. „Istina je da se u Srbiji u to vreme nije mnogo znalo o tada novim tehnologijama, ali bili smo uvereni da će ih kompanije na našem tržištu prihvatiti, čim se uvere da mogu imati koristi od njih“, priča Miljković. Softverska rešenja za poslovne korisnike u tom trenutku su se najviše bavila optimizacijom poslova za robno, materijalno i finansijsko poslovanje. Međutim, malo ko je znao šta rešenja kakva su CRM, interni portali ili DMS zapravo rade.
„Ali sve što je korisno nekako nađe svoj put ka tržištu. Ako, na primer, postoje dve kompanije koje se bave istim delatnostima i jedna od njih počne da koristi softversko rešenje kojim će smanjiti svoje troškove, razlika između njih će se primetiti. Kompanija koja je snizila troškove će ili smanjiti cenu svojih proizvoda i usluga ili višak novca investirati u dalje unapređenje poslovanja. U oba slučaja ta firma je na dobitku, i to će uočiti i njen konkurent. Tako se širi glas o proizvodima poput naših“, objašnjava Miljković.
Poslovna rešenja „šivena po meri“
Prvo rešenje koje je kompanija „Extreme“ ponudila na našem tržištu u saradnji sa kompanijom „Majkrosoft“ bilo je „Dynamics CRM“ za upravljanje podacima o klijentima, koje preduzećima omogućava da efikasnije interaguju i pružaju usluge svojim klijentima.
Drugo rešenje, „eKancelariju“, su sami izradili. Ona je nastala 2009. ali ne za tržište, već za potrebe kompanije „Extreme“ koja je brzo rasla i širila svoje poslovanje. Da bi skratila vreme koje njeni zaposleni troše na rad sa poslovnom dokumentacijom, razvila je određene softverske alate. „To su bili elektronski delovodnik, evidencija menica, putnih naloga, deljeni kalendari i resursi, odobrenja raznih troškova, zatim evidencija odsustava zaposlenih kako bismo mogli bolje da organizujemo i rad i isplatu zarada, i slično“, priseća se naš sagovornik.
Baš u to vreme su počeli da im se javljaju klijenti koji su se interesovali za slična softverska rešenja. Tako su shvatili da njihov interni softver ima veliki komercijalni potencijal. Razradili su svoje rešenje, istestirali ga i potom zvanično plasirali na tržište kao „eKancelariju“, koja nudi osnovni paket funkcionalnosti i usluga za univerzalne potrebe svake kompanije, ali i dodatne module koji obuhvataju specifične oblasti poslovanja i administracije.
U međuvremenu je rešenje dobilo i niz korisnih unapređenja, kao što je mogućnost kolaboracije, odnosno opcija da više zaposlenih, svaki sa svog računara, istovremeno radi na jednom dokumentu. Budući da nisu svim kompanijama potrebni svi njegovi moduli, „Extreme“ svojim klijentima nudi mogućnost da kombinuju pomenuta rešenja i tako dobiju softver „šiven po meri“, odnosno prema svojim potrebama.
Ali, na koji način ovakva tehnološka rešenja štede vreme kompanijama? „Uzmimo za primer firmu poput naše, koja ima 50 zaposlenih. Jedna ovakva kompanija dobija oko 200 upita u delovodnik na dnevnom nivou. Mi smo proračunali da nam je za svaki od tih upita potrebno između 10 i 15 minuta da u registratorima pronađemo ono što nam treba“, odgovara sagovornik B&F-a. Naravno, to važi za dokumentaciju u papirnom obliku. Do elektronske dokumentacije se dolazi sa nekoliko klikova mišem.
Međutim, ušteda vremena nije jedina korist koju preduzeća mogu imati od ovakvih softvera. „Mi smo svesni da ne možemo da naplatimo klijentu to što smo neki dokument tražili dva dana, jer to je naš problem a ne njegov. Uostalom, niko zaposlene ne plaća da tragaju za informacijama, već za izvršavanje određenih zadataka. Kada zaposleni troše najmanje moguće vreme za prikupljanje i pripremu informacija, imaju znatno više vremena za kreiranje proizvoda ili pružanje usluge, dakle oni postaju produktivniji i više doprinose razvoju firme“, ističe Miljković.
Kako sačuvati poslovnu dokumentaciju?
Pošto kreira rešenja za poslovne korisnike, „Extreme“ mora redovno da prati zakonske izmene i da im se prilagođava. To je bio slučaj i sa novim Zakonom o arhivskoj građi, čija primena je započeta početkom 2021. godine. On za preduzeća propisuje obavezu da uredno vode arhivske knjige, da njihove prepise najkasnije do 30. aprila predaju nadležnom arhivu, da obezbede odgovarajući prostor i opremu za čuvanje ove građe i odrede odgovorno lice za njenu zaštitu. Potrebno je da je evidentiraju, klasifikuju i datiraju, da sačine liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, da osiguraju njeno trajno čuvanje u elektronskom obliku, itd.
Velika novina u zakonu je mogućnost elektronskog čuvanja arhivske građe. Naš sagovornik kaže da će kompanije koje to do sada nisu radile, ubuduće svoje dokumente zavoditi i unositi u računare, što će im na početku primene zakona oduzeti nešto vremena, ali će na duže staze biti korisno za njih, jer će lakše i brže pronalaziti dokumentaciju koja im je potrebna. Dokumenti koji su nastali u papirnom obliku mogu se skenirati i sačuvati elektronski, ali kompanije moraju zadržati i original.
Miljković tvrdi da će ove novine više uticati na srednja i velika preduzeća nego na mala, koja ne generišu veliku količinu dokumenata. Promene, prema njegovom mišljenju, ipak ne bi trebalo da poremete način funkcionisanja srednjih i velikih kompanija, koje uglavnom imaju sektor pravnih i opštih poslova koji se bavi ovakvim zadacima, kao i različita softverska rešenja koja im olakšavaju rad. Ti sektori će zbog novog zakona morati samo malo da modifikuju svoj i rad softvera koje koriste.
U ovom poslu od pomoći im može biti i „eKancelarija“, sa novim funkcionalnostima koje su namenjene za arhivsku građu. Osim što omogućava jednostavno i brzo pronalaženje potrebnih dokumenata, „eKancelarija“ svu propisanu dokumentaciju može pretvoriti u prepis arhivske knjige, koji se zatim može poslati nadležnim institucijama. Ovaj modul ima još neke korisne funkcije, poput obaveštavanja o isteku roka za čuvanje određene dokumentacije i slično.
„Extreme“ beleži veliko interesovanje za modul za arhivsku građu, između ostalog i zato što novi zakon propisuje do 200 puta veće kazne nego raniji zakoni koji su regulisali ovu oblast. Konkretno, predviđene novčane kazne za pravno lice se kreću između 50.000 do 2.000.000 dinara, a za odgovorno lice u pravnom licu od 5.000 do 150.000.
„Do sada je malo preduzeća, osim onih kojima je to bitno za osnovnu delatnost, zaista brinulo o arhivi. Svi su tu oblast tretirali kao nužno zlo, sve dok im ne zatreba neki važan dokument kojeg iz nekog razloga nigde nema. Ali čini se da će sada pristup firmi u rešavanju arhivskih poslova morati da se promeni. Sa idejom da im pomognemo u tom poslu, prilagodili smo naše postojeće softversko rešenje tako da firmama omogućava da i dalje ne troše mnogo vremena za bavljenje arhivom, ali da ipak sačuvaju svu važnu dokumentaciju i da mogu uvek lako da joj pristupe. I, naravno, da izbegnu plaćanje visokih kazni“, poručuje Miljković.
Marija Dukić
